[천자춘추] 기록관리

우리가 개인적으로나 공적으로 살아가면서 기록관리의 중요성에 대해서 새삼 느끼는 적이 많다. 그러나 실제로 기록관리를 철저히 이행하고 실천한다는 것이 그렇게 쉽지 않음을 조직생활을 하면서 자주 느끼게 된다.

기록관리는 개인생활의 경우에도 마찬가지겠지만 공적인 경우에는 더욱더 그 중요성은 커지게 된다. 여기에서 얘기하는 기록관리의 중요성이란 그 기록이 의미하는 역사성은 물론이고 아무것도 모르는 문외한의 입장에서 살펴보더라도 질문 없이 100% 이해가 가능하도록 자세한 설명이 뒷받침된 기록을 의미한다.

대부분 기록을 할 때 주관적인 생각에서 기록을 하는 경우가 많다. 그럴 경우 제3자의 입장에서 의문이 생길 경우 기록을 담당하신 분에게 직접 물어보지 않고서는 해답을 얻지 못하거나 자신의 나름대로의 추측이나 해석에 의존할 수밖에 없다.

그렇게 되면 결국엔 오류가 발생하여 업무의 과정상의 흐름이 정상적이지 못하고 혼란에 빠지는 경우가 종종 발생하게 된다.

필자가 과거에 어느 기업을 방문하여 경영진과 업무협의를 한 적이 있었다. 그때에 업무협의 내용에 대해서 기록관리를 담당하는 간부 한명이 배석했다.

나중에 업무협의를 다 끝마치고 나서 협의된 내용들을 기록한 협의문 내용을 최종 확인하는 과정에서 크게 감명을 받았다. 당사자들의 미세한 행동과 움직임, 표정, 쉬는 시간 등이 자세하게 기록되어 있기 때문이다.

 

전혀 내용을 모르는 사람들이 읽어 보더라도 생동감있는 현장의 내용을 생생하고 정확하게 파악할 수가 있는 기록물이었다.

만약 과거 고대의 역사기록물들이나 현대의 서류들이 모두 이렇게 기록이 되고 표현이 되어 있다면 물론 부작용도 있을 수 있겠지만 이해하는데 아주 편안하고 흥미진진할 것이다.

필자가 경험한 과거 학창시절의 또 다른 동기생이 하나 생각난다. 강의의 본내용만을 요약하여 정리해 놓는 것이 아니라, 교수님께서 예를 들어 설명하신 내용과 부연설명도 기록해 놓는다.

필자는 지금까지 살아오면서 정해진 강의시간에 이렇게 자세하게 기록해 놓은 강의노트를 여태까지 본적이 없다. 물론 그 친구는 성적이 남들보다 뛰어났다.

결국 기록관리의 가치란 상기의 두 가지 사례들에서 보는 바와 같이 결국 자기중심적인 주관성보다는 객관성에 기초한 상세한 기록의 유지가 아닐까 하는 생각이 든다.

그러나 이것이 좀처럼 쉽지가 않지만 그래도 한번 노력해 볼 가치가 있다고 생각한다.

 

김 광 철 한국폴리텍Ⅱ대학장